Instrumentos de calidad
Archivo Digital S.A.S se especializa en crear instrumentos archivísticos de calidad, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa. Con un profundo conocimiento de la normativa archivística vigente, Archivo Digital garantiza que sus soluciones cumplan con los estándares legales y organizativos, mientras prioriza la practicidad y la facilidad de uso.
Estos instrumentos están diseñados para optimizar los procesos de gestión documental, asegurando una mejor aplicabilidad y eficiencia para los colaboradores, facilitando su trabajo diario y mejorando la administración de la información corporativa.
Beneficios
Reducción de costos
Al mejorar la organización documental, se minimizan errores, duplicados, acumulación innecesaria de documentos, lo que se traduce en ahorro de espacio físico, electrónico y recursos.
Eficiencia Operativa
Conozca con exactitud dónde se encuentran los documentos generados en las distintas áreas, evitando la pérdida de tiempo al facilitar la búsqueda y consulta de la información. Identifique oportunidades para optimizar procesos y desarrollar flujos de trabajo eficientes
Simplificación de auditorías y control interno
Asegure que la empresa cumpla con las auditorías internas y externas, ya que permiten mantener la documentación debidamente organizada, accesible y conforme a las normativas vigentes. Esto mejora el control interno y evita sanciones.
Cómo trabajamos
Desarrollamos productos cómo
Instrumentos de planeación documental.
Plan institucional de Archivos
Programa de Gestión Documental
Programa de Gestión de Documentos electrónicos
Diagnóstico Integral de Archivos
Instrumento diseñado para la identificación de la situación actual de la entidad respecto a la gestión documental, cultura, practicas implementadas y puntos de mejora.
Instrumentos estratégicos
Política de gestión Documental
Conformación de comité de archivo
Desarrollo del proceso de Gestión Documental
Diseño y definición de un proceso de gestión Documental en caso de que no este establecido.
Tablas de Retención
Listado de los documentos de mayor valor para la empresa, categorizados por series y subseries, donde se establece un tiempo de retención y una disposición final.
Tablas de Control de acceso
Normaliza el control de acceso a las series y subseries identificadas en la Tabla de Retención. Define permisos sobre los documentos.
Instructivos y Manuales de apoyo
Instructivos de uso de Tabla de Retención.
Instructivo de archivamiento temporal de documentos electrónicos sin un SGDEA
Manual de archivamiento para documentos fisicos.
Manual de comunicaciones oficiales
Plan de Preservación Digital
Plan que establece lineamientos , acciones y actividades tendeintes a asegurar la preservación de los documentos digitales producidos en la empresa, independientemente de la obsolescencia tecnológica.
Plan de conservación Documental
Plan que establece lineamientos , acciones y actividades tendeintes a asegurar la conservación de los documentos fisicos producidos en la empresa, independientemente del deterioro y factores medio-ambientales
¿POR QUÉ CON ARCHIVO DIGITAL?
Archivo digital: El mejor consultor en gestión documental electrónica
Nos destacamos por ofrecer soluciones personalizadas y de alta calidad que optimizan los procesos documentales de las empresas, garantizando un acceso rápido, seguro y eficiente a la información. Nuestro equipo de expertos trabaja de la mano con cada cliente para implementar prácticas y tecnologías que mejoren la productividad, cumplan con normativas legales y contribuyan a un entorno de trabajo más ágil y sostenible.
Transparencia
La transparencia es parte de nuestro compromiso para construir relaciones a largo plazo basadas en la confianza mutua y la satisfacción del cliente. Gracias por confiarnos tu empresa.
Experiencia
Nuestra empresa cuenta con una sólida experiencia respaldada por un equipo de profesionales con más de 30 años en el campo de la gestión documental. Nuestro personal ha trabajado en instituciones de prestigio como el Archivo General de la Nación y ha participado en una amplia variedad de proyectos para empresas de diversos sectores.
Conocimiento
Contamos con el conocimiento necesario gracias a un equipo de trabajo conformado por profesionales. La experiencia acumulada a través de la asesoría en múltiples empresas de diferentes sectores nos ha brindado un conocimiento práctico que no se puede obtener únicamente a través de la formación académica.