Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
SGDEA
¿Qué es un SGDEA ?
Un SGDEA es una herramienta clave para administrar la información de manera eficiente y segura. A medida que las empresas digitalizan sus procesos, contar con un sistema que garantice el orden y la accesibilidad se vuelve indispensable. Además de facilitar el almacenamiento y la búsqueda de documentos, un SGDEA permite optimizar los flujos de trabajo y asegurar el cumplimiento normativo.
Pero su impacto va más allá. Conoce un poco de Archivio, una solución diseñada para transformar la gestión documental. Gracias a su tecnología, no solo optimiza procesos, sino que también garantiza seguridad, trazabilidad y cumplimiento normativo, facilitando así el control total de la información:
Transforma digitalmente tu organización
Por un lado, es sencillo de usar, lo que facilita su adopción sin necesidad de complejas capacitaciones. Además, es totalmente parametrizable, permitiendo adaptarlo a las necesidades específicas de cada empresa. Pero eso no es todo, ya que también ofrece cientos de soluciones prediseñadas y configurables sin necesidad de programación, asegurando una implementación rápida y eficiente.
+ de 30
Años de desarrollo
+ de 2.000
Clientes
+ de 20
Países
+ de 250.000
Usuarios
Funcionalidades
Para ser eficiente, un SGDEA debe, en primer lugar, garantizar la organización documental; además, debe asegurar un acceso seguro y, al mismo tiempo, cumplir con la normativa vigente. Por otro lado, es fundamental que permita la trazabilidad de los documentos y, así, facilite su gestión. Finalmente, debe incluir automatización de procesos y conservación a largo plazo, lo que, en consecuencia, optimiza la productividad empresarial.
A continuación, te contamos nuestras funcionalidades, las cuales no solo optimizan la gestión documental, sino que también agilizan procesos y garantizan el cumplimiento normativo. Además, cada una está diseñada para brindarte seguridad, eficiencia y control total sobre tu información.
Editor de documentos y digitalización (OCR)
Integración con firmas electrónicas
Radicación tradicional y a través de canales digitales
Búsqueda de documentos
Repositorio documental
Gestor de documentos físicos
Tablas de Retención y de Valoración documental
Otros instrumentos archivísticos
Transferencias y disposición final
Gestor de expedientes electrónicos e híbridos
Notificaciones avanzadas
APP
Inteligencia artificial
Funcionalidades de RPA (Robotic Process Administration)
Robusto Workflow (BPM)
Integración con firmas digitales (Certificadas)
Integración con otras aplicaciones
Traza de actividad (Logfile)
Manejo de Bodegas de Documentos (AOL)
Tablero de Comandos (Dashboard)
Integración Word, Excel, Outlook
Gestión de metadatos
Gestor de usuarios (Directorio activo)
Gestor de PQRS (Tiempos de respuesta)
Acceda sin límites, trabaje sin interrupciones
Conéctese a su plataforma desde cualquier dispositivo: computador, portátil, celular o tableta. Así, podrá consultar, editar y aprobar documentos en cualquier momento y lugar, asegurando continuidad y eficiencia en sus procesos.
Ejemplos de lo que puedes hacer con el SGDEA
Además de brindarle múltiples beneficios, nuestra solución le permitirá optimizar su gestión documental en diversas áreas. Por ejemplo, podrá responder a las PQRS en tiempo récord, lo que, a su vez, mejorará la experiencia de sus clientes y agilizará la atención. Del mismo modo, tendrá la posibilidad de aprobar y firmar documentos desde cualquier lugar, lo que garantizará la continuidad de los procesos sin importar dónde se encuentre.
Por otro lado, podrá ejecutar actividades de inmediato, lo que le permitirá resolver problemas al instante y sin demoras. Asimismo, consultar y actualizar los flujos de trabajo será mucho más sencillo, lo que, sin duda, contribuirá a una mejor coordinación entre su equipo. Además, podrá optimizar la distribución de responsabilidades, lo que facilitará una gestión más organizada, reduciendo errores y aumentando la eficiencia.
Pero eso no es todo. Existen muchas más funciones diseñadas para hacer su trabajo más fácil, rápido y seguro. Si desea conocer en detalle cómo nuestra solución puede adaptarse a las necesidades de su empresa, lo invitamos a agendar una asesoría con nosotros.
Robusto Workflow (BPM)
Aún mejor, permite diseñar gráficamente sus propias soluciones dentro del SGDEA, sin necesidad de escribir código, lo que brinda una flexibilidad total para ajustarlo a los requerimientos de cada organización.
Servicios Asociados
Archivo Digital S.A.S. le ofrece una variedad de servicios, además, con la adquisición de ARCHIVIO (SGDEA), usted podrá optimizar la gestión documental de su empresa de manera eficiente y segura.
Pre
Compra
Validación de sus necesidades. Presentación de producto.
Instalación
Diferentes modelos de adquisición.
Servidores especializados
Servidores para alojar la aplicación y data.
Asesoría inicial
Acompañamiento experto para la parametrización de la plataforma.
Capacitación
Diferentes niveles de capacitación.
Post
Instalación
Soporte técnico en diferentes niveles. Actualizaciones.
Desarrollos a la medida
Desarrollo para necesidades específicas.
Acompañamiento archivístico
Cuente con consultoría experta en gestión documental.
Modelos de adquisición
Si su empresa maneja grandes volúmenes de documentos, seguramente ya ha notado que, con el tiempo, la gestión manual se vuelve no solo más compleja, sino también más propensa a errores. En este sentido, cuando los procesos no solo empiezan a volverse lentos, sino que también afectan la productividad general, cuando la búsqueda de información no solo se hace cada vez más tediosa, sino que también retrasa la toma de decisiones, o cuando los errores en la organización no solo generan confusión, sino que también impactan negativamente en la eficiencia, es evidente que ha llegado el momento de dar el siguiente paso.
Vale la pena destacar que, además, Archivo Digital S.A.S. ofrece distintos modelos de adquisición, lo que le permite acceder a un SGDEA más completo y costo-efectivo. Así, su empresa no solo optimiza la gestión documental, sino que también elige la opción que mejor se adapta a sus necesidades. Con esta solución, podrá agilizar procesos, reducir riesgos y mejorar la eficiencia operativa. ¡Descubra cómo transformar su gestión hoy mismo!
| Tipos de licenciamiento | Tipos de instalación |
| Licenciamiento a perpetuidad | Instalación en servidores propios Instalación en proveedor de servicios en la NUBE Instalación en servidores del fabricante |
| Alquiler mensual de licenciamiento | Instalación en servidores propios Instalación en proveedor de servicios en la NUBE Instalación en servidores del fabricante |
Contáctanos para hacerle una demostración
Si sus documentos son un caos, es momento de cambiar. Con nuestro SGDEA, no solo optimiza la gestión, sino que también agiliza procesos, reduce errores y mejora el control. Además, con opciones flexibles de adquisición, obtiene la mejor solución al mejor costo. ¿Listo para transformar su empresa? ¡Contáctenos ahora!