Los Instrumentos archivísticos
Son herramientas clave para organizar, administrar y garantizar la correcta gestión de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. Son esenciales para cumplir con la normativa, optimizar procesos y asegurar la conservación de la información.
Archivo Digital S.A.S se especializa en crear instrumentos archivísticos de calidad, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa. Con un profundo conocimiento de la normativa archivística vigente, prioriza la practicidad y la facilidad de uso.
Beneficios de los instrumentos Archivísticos
Reducción de costos
Al mejorar la organización documental, se minimizan errores, duplicados, acumulación innecesaria de documentos, lo que se traduce en ahorro de espacio físico, electrónico y recursos.
Eficiencia Operativa
Conozca con exactitud dónde se encuentran los documentos generados en las distintas áreas, evitando la pérdida de tiempo al facilitar la búsqueda y consulta de la información. Identifique oportunidades para optimizar procesos y desarrollar flujos de trabajo eficientes
Simplificación de auditorías y control interno
Asegure que la empresa cumpla con las auditorías internas y externas, ya que esto no solo permite mantener la documentación debidamente organizada y accesible, sino que también garantiza su conformidad con las normativas vigentes. Esto mejora el control interno y evita sanciones.
Cuáles son los instrumentos archivísticos
Existen numerosos instrumentos archivísticos diseñados para organizar y gestionar la información de manera eficiente. Algunos son esenciales para clasificar, conservar y disponer correctamente los documentos dentro de una organización. Hoy te contamos sobre los principales y cómo contribuyen a una gestión documental más ordenada y eficiente
Instrumentos de planeación documental.
Plan institucional de Archivos
Programa de Gestión Documental
Programa de Gestión de Documentos electrónicos
Diagnóstico Integral de Archivos
Instrumento diseñado para la identificación de la situación actual de la entidad respecto a la gestión documental, cultura, practicas implementadas y puntos de mejora.
Instrumentos estratégicos
Política de gestión Documental
Conformación de comité de archivo
Desarrollo del proceso de Gestión Documental
Diseño y definición de un proceso de gestión Documental en caso de que no este establecido.
Tablas de Retención
Las TRD: Listado de los documentos de mayor valor para la empresa, categorizados por series y subseries, donde se establece un tiempo de retención y una disposición final.
Tablas de Control de acceso
Normaliza el control de acceso a las series y subseries identificadas en la Tabla de Retención. Define permisos sobre los documentos.
Instructivos y Manuales de apoyo
Instructivos de uso de Tabla de Retención.
Instructivo de archivamiento temporal de documentos electrónicos sin un SGDEA
Manual de archivamiento para documentos fisicos.
Manual de comunicaciones oficiales
Preservación Digital
Plan que define acciones para garantizar la preservación de los documentos digitales de la empresa, asegurando su acceso a pesar de la obsolescencia tecnológica.
Conservación Documental
Plan que define estrategias para conservar los documentos físicos de la empresa, protegiéndolos del deterioro y de factores ambientales.
«No basta con diseñar los instrumentos archivísticos, su correcta implementación es clave para garantizar una gestión documental eficiente. Para ello, es fundamental contar con estrategias adecuadas, como las que se abordan en consultoría en gestión documental«
Transparencia
La transparencia es parte de nuestro compromiso para construir relaciones a largo plazo basadas en la confianza mutua y la satisfacción del cliente. Gracias por confiarnos tu empresa.
Experiencia
Nuestra empresa cuenta con una sólida experiencia respaldada por un equipo de profesionales con más de 30 años en el campo de la gestión documental. Nuestro personal ha trabajado en instituciones de prestigio como el Archivo General de la Nación y ha participado en una amplia variedad de proyectos para empresas de diversos sectores.
Conocimiento
Contamos con el conocimiento necesario gracias a un equipo de trabajo conformado por profesionales. La experiencia acumulada a través de la asesoría en múltiples empresas de diferentes sectores nos ha brindado un conocimiento práctico que no se puede obtener únicamente a través de la formación académica.